Speicherplatz in Roundcube freigeben

Ist dein Postfach voll, kommen keine neuen E-Mails mehr an, und wer dir schreibt, bekommt eine Fehlermeldung zurück. In Roundcube, dem Webmail deines Hostings, schaffst du in ein paar Minuten wieder Platz. Wichtig dabei: Löschen allein reicht nicht.

01 — Im Webmail anmelden

1. Öffne im Browser webmail.deinedomain.at. Statt „deinedomain.at“ setzt du deine eigene Domain ein, also den Teil nach dem @ in deiner E-Mail-Adresse. Lautet deine Adresse zum Beispiel office@baeckerei-muster.at, öffnest du webmail.baeckerei-muster.at.
2. Bei „Benutzername“ trägst du deine vollständige E-Mail-Adresse ein, also mit @ und Domain.
3. Bei „Passwort“ trägst du das Passwort deines E-Mail-Postfachs ein. Es ist dasselbe, das auch in Outlook oder in der Mail-App am Handy hinterlegt ist.
4. Klicke auf „Anmelden“.

Du kennst dein E-Mail-Passwort nicht mehr? Melde dich, dann setze ich dir ein neues. Trag es danach auch in allen Mail-Programmen ein, die du verwendest, sonst können sie sich nicht mehr anmelden.

02 — Nachsehen, wie voll das Postfach ist

Unter der Ordnerliste links unten zeigt Roundcube, wie viel von deinem Speicherplatz belegt ist, zum Beispiel „95 %“. Merk dir den Wert. Am Ende siehst du daran, ob das Aufräumen etwas gebracht hat.

03 — Die großen E-Mails finden

Den meisten Platz belegen E-Mails mit Anhängen, also Fotos, PDFs oder Präsentationen. Sie stecken oft im Posteingang und im Ordner „Gesendet“, denn alles, was du verschickst, wird dort ein zweites Mal gespeichert.

1. Öffne links einen Ordner, zum Beispiel „Posteingang“.
2. Klicke oben über der Nachrichtenliste auf „Optionen“.
3. Wähle bei „Sortieren nach“ den Eintrag „Größe“ und bei „Sortierung“ den Eintrag „absteigend“. Jetzt stehen die größten E-Mails ganz oben.

04 — Unnötige E-Mails löschen

1. Brauchst du nur den Anhang, öffne die E-Mail und speichere ihn zuerst auf deinem Computer.
2. Markiere die E-Mails, die weg können. Mit gedrückter Strg-Taste (am Mac cmd) wählst du mehrere auf einmal aus.
3. Klicke oben auf „Löschen“.

Die E-Mails sind jetzt aus dem Ordner verschwunden, aber noch nicht aus deinem Postfach. Roundcube verschiebt sie in den Ordner „Gelöscht“, damit du ein Versehen rückgängig machen kannst. Dort belegen sie weiter genauso viel Platz wie vorher.

05 — Den Ordner „Gelöscht“ leeren

Das ist der entscheidende Schritt. „Gelöscht“ ist der Papierkorb deines Postfachs. In Outlook heißt derselbe Ordner „Gelöschte Elemente“, in Apple Mail „Papierkorb“.

1. Klicke links auf den Ordner „Gelöscht“ und schau kurz durch, ob nichts Wichtiges dabei ist.
2. Klicke oben in der Ordnerliste, neben deinem Namen, auf „Aktionen“ (die drei Punkte).
3. Wähle „Leeren“ und bestätige die Rückfrage.

Achtung: Was du hier leerst, ist endgültig weg und lässt sich nicht wiederherstellen.

06 — Den Spam-Ordner leeren

Auch aussortierter Spam zählt zu deinem Speicherplatz und sammelt sich mit der Zeit an. Öffne links den Ordner „Spam“ und sieh die Liste kurz durch, denn manchmal landet dort auch eine echte E-Mail. Danach leerst du ihn genauso: „Aktionen“, dann „Leeren“.

07 — Kontrollieren

Lade die Seite neu und sieh dir den Wert links unten wieder an. Er sollte jetzt deutlich niedriger sein.

Sinkt er nicht, obwohl du gelöscht und geleert hast? Dann ist dein Webmail vermutlich so eingestellt, dass gelöschte E-Mails nur durchgestrichen markiert werden, statt in „Gelöscht“ zu wandern. In dem Fall öffnest du den betroffenen Ordner, klickst auf „Aktionen“ und wählst „Packen“. Erst damit werden die markierten E-Mails endgültig entfernt.

08 — Damit es nicht wieder voll wird

• Leere „Gelöscht“ und „Spam“ regelmäßig, etwa einmal im Monat.
• Roundcube kann das beim Abmelden für dich erledigen: Unter „Einstellungen“ → „Einstellungen“ → „Servereinstellungen“ die Option „Papierkorb beim Abmelden leeren“ einschalten. Das greift aber nur, wenn du dich im Webmail auch wirklich abmeldest.
• Speichere wichtige Anhänge auf deinem Computer und lösche die E-Mails danach.
• Räum auch den Ordner „Gesendet“ ab und zu auf, dort sammeln sich große Anhänge besonders unauffällig.

Gut zu wissen: Mit IMAP, der üblichen Einrichtung, sind Webmail und deine Mail-Programme synchron. Was du im Webmail löschst, verschwindet auch am Handy und am Computer, und umgekehrt. Du kannst „Gelöscht“ deshalb auch in Outlook oder Apple Mail leeren, das Ergebnis ist dasselbe. Möchtest du alte E-Mails behalten, archiviere sie vorher lokal in deinem Mail-Programm.

Kommst du nicht weiter oder ist dein Postfach trotz Aufräumen schnell wieder voll? Melde dich, dann schauen wir gemeinsam, ob mehr Speicher für dich sinnvoll ist.